Hankinnat ovat juuri niin hyviä ja laadukkaita kuin millaisiksi ne itse tehdään. Näillä hankinta-asiantuntijan vinkeillä huomioit luomun hankintaprosessin eri vaiheissa. Artikkelin on kirjoittanut hankinta-asiantuntija Mia Koljonen Ju-Ha Consulting Oy:sta.
Tavoitetilan asettaminen
Julkisyhteisöiden ruokapalvelut ovat merkittävä osa paitsi lasten ja nuorten, myös työikäisten ja senioreiden päivittäistä ruokailua. Riippumatta siitä, ovatko ne itse tuotettuja tai palveluna ostettuja ateriapalveluita päiväkodeissa, kouluissa, kuntien ja kaupunkien työpaikoilla tai erilaisissa sotepalveluissa, niiden laadulla on väliä.
On aika romuttaa ennakkoluulot ja siirtyä luomuaikaan myös julkisissa ruokapalveluissa. Päättäjien tavoitetilana on usein puhdas kotimainen ruoka, sesongin mukaisesti ja mahdollisimman luomuna tuotettua, mutta riittääkö osaaminen ja uskallus? Edelleen uskotaan, että luomun hankinta on kalliimpaa ja saanti vaikeaa.
Markkinatuntemus
Ennen tarjouspyynnön julkaisua keskustelu on vapaata ja toivottavaa. Hankintalaki kannustaa ja jopa velvoittaa hankintayksikköä tutustumaan tarjontaan eli markkinoihin. Kun tarpeet ja tavoitteet ovat tiedossa, nousee markkinatuntemus tärkeään osaan:
- Mistä saamme ne tuotteet, joita tarvitsemme, sen laatuisena ja siinä muodossa ja sellaisessa pakkauskoossa, jota haluamme ja tarvitsemme?
- Onko luomutuotteina saatavilla se, mitä olemme suunnitelleet luomuna valmistavamme / tarjoavamme?
- Keskustele, tiedota, tutustu ja kysele – ole rohkeasti yhteydessä sekä tuottajiin että tukkuliikkeisiin.
Markkinakartoitus, tietopyyntö...
”Rakkaalla lapsella on monta nimeä”, mutta tarkoitus on kaikissa sama: saada ja antaa tietoa. Markkinakartoituksen voi tehdä soittamalla, sähköpostilla, tapaamalla tarjoajia yhdessä tai erikseen. Erilaiset verkossa toteutetut kyselyt ovat myös hyvin toimivia välineitä tiedon saantiin.
Verkkokyselyn etuna on se, että vastaajat voivat vastata omassa aikataulussaan ja ehtivät hieman miettiä vastauksiaan. Verkkokyselyn linkin voi myös liittää Hilma-palvelussa ”tietopyyntöön”.
Verkkokyselyihin on yksinkertaisia sovelluksia kuten Google tai Microsoft Forms sekä Wepropol. Esimerkki Forms kyselystä (lisää kuva/linkki)
Luomutuottajista löytyy myös erilaisia esittelyjä. Näistä etsimällä löydät tuottajien yhteystietoja.
- Etsi Luomua -palvelusta voit etsiä luomutuottajia kartalta tai tuotteiden perusteella. Etsi Luomua -palvelu
- Ruokaviraston sivuilta löytyy EU:n laajuinen Traces-järjestelmä, jossa voi tehdä erilaisia hakuja luomusertifikaatin omaavista eurooppalaisista tuottajista.
Katso tästä esimerkkejä kysymyksistä, joita voit esittää tuottajille. Valmistele keskustelut siten, että osaat myös vastata toimittajilta tuleviin kysymyksiin: muista, että viestintää on kahteen suuntaan ja siitä hyötyvät molemmat.
- Saako luomuperunat kuorittuna? Kuinka kauan voidaan asettaa kuorimisen ja toimituksen väliseksi toimituksen aikavaatimukseksi, että perunat tulevat hyvänlaatuisina ja oikea-aikaisesti keittiöille?
- Saako luomunaudanlihaa suikaleina millaisissa pakkauskoossa?
- Teettekö tuotekehitystä? Oletteko kiinnostunut yhteiseen tuotekehitykseen päiväkotilasten aterioiden osalta?
- Millaisiin määriin luomujuureksia voitte sitoutua?
- Kuinka pitkää sopimuskautta toivoisitte?
- Miten teillä kuljetukset toimivat? Kuljetusautojen ympäristöystävällisyys?
- Saako tuoreet sämpylät päiväkotiin aamupalalle vai lounaalle?
- Millaisia ennakkotilauksia toivotte tai voitte ottaa?
Anna toimittajille lisäksi ns. vapaan sanan paikka, eli mahdollisuus tuoda omia näkemyksiään ja kokemuksiaan esille. Kerro, millaisia toiveita ja tavoitteita teillä on, koska pieni toimija on usein ketterä ja joustava myös soveltamaan toimintaansa teidän toiveisiinne, kunhan vain ollaan hyvissä ajoin liikenteessä.
Ruokalistasuunnittelu
Elintarvikkeiden hankinta aloitetaan useimmiten ruokalistasuunnittelusta. Vain sitä hankitaan, mitä tarvitaan ja vain sen verran, mitä reseptiikka ja ateriamäärät edellyttävät. Ruokalistasuunnittelua voi myös toteuttaa saatavilla olevien luomuraaka-aineiden mukaisesti. Esimerkiksi, jos luomuhärkäpapua on hyvin saatavilla, voidaan sen hyödyntämiseksi laittaa listalle vaikka härkispata tai härkispihvit, vaikka niitä ei ennen ole siellä ollut.
Ruokalistasuunnittelussa tulisi neljän tai viiden viikon kiertävän listan lisäksi laatia suunnitelma koko vuodelle satokausia, juhlakausia ja tiedossa olevia erityispäiviä ajatellen. Näitä voivat olla esimerkiksi lähiruokaviikot tai säännölliset luomuruokapäivät, mikäli luomuruuat tai -komponentit eivät ole osa jokapäiväistä ruokailua.
Hankintamenettelyn valinta
Ennen hankintamenettelyn valintaa on hyvä määrittää (laskea) hankinnan arvioitu kokonaisarvo. Useimmiten, vaikka hankintayksikkö olisi pienikin, elintarvikkeiden hankinta ylittää kokonaisuutena vuositasolla EU-kynnysarvon (v. 2024 >221 000 €). Elintarvikkeet ovat kuitenkin tuoteryhminä hyvin erilaisia, eikä EU-kynnysarvo esimerkiksi tuoreen leivän osalta välttämättä ylity.
Jaa kokonaisuus osiin ja määrittele pituus
Laajan hankinnan jakaminen osa-alueisiin on usein kilpailuolosuhteiden huomioimisen kannalta perusteltua. Markkinatutkimus ja markkinoiden tuntemus auttaa hankinnan osa-alueiden määrityksessä. Hankinnan kokonaisarvoon vaikuttaa aina myös hankintasopimuksen pituus. Mieti, mikä on realismia sekä tilaajan että toimittajan kannalta.
Valitse sopiva hankintamenettely
Luomutuotteiden hankintaan sopivia menettelyjä ovat esimerkiksi dynaaminen hankinta, avoin menettely tai luomutuotteiden kilpailutus omana hankintaprosessina. Tutustu menettelyihin tarkemmin alla olevissa laatikoissa.
Mieti millaisiin kokonaisuuksiin hankinnat kannattaa jaotella huomioiden toimittajien mahdollisuudet. Vihannestukulla, joka voisi toimittaa myös luomuvihanneksia, ei ole välttämättä valikoimissaan pakasteita tai leipomo, joka voisi toimittaa luomuleipää, ei mahdollisesti pidä valikoimissaan einespitsaa. Varmista siis tuoteryhmäjaon realistisuus myös potentiaalisten toimittajien valikoimaan peilaten.
Tuoteryhmät voisivat olla esimerkiksi:
- perunat ja juurekset
- tomaatit, kurkut, kaalit ja muut salaattivihannekset
- pehmeät ruokaleivät
- jauhot ja kuivat elintarvikkeet
- einekset ja valmisruuat
Edellä olevassa esimerkkijaottelussa luomua voisi vaatia (ehdoton vaatimus) kolmessa ensimmäisessä tuoteryhmässä, neljännessä ja viidennessä voisi luomusertifioidun tuotteen palkita laatupisteillä.
On muistettava, että esim. kuivat elintarvikkeet ovat kokonaisuus, vaikka ne jaettaisiin kahteen tarjouspyyntöön (esim. luomut / ei luomut). Eli jos niiden hankinnat sopimuskaudella ylittää EU-kynnysarvon, tulee myös ns. jaettu hankinta kilpailuttaa EU-hankintamenettelyjen ja EU-hankintailmoituksen säännösten mukaisesti. Keinotekoinen hankinnan pilkkominen tai jakaminen epäloogisiin tai poikkeuksellisiin osiin ei tuota hyvää tulosta ja on hankintalain mukaisesti kiellettyä.
Tarjoajien ja toimittajienkin on parempi saada sopivan mittaista jatkuvuutta kuitenkin liioittelematta sopimuskautta. Hyvin pitkät sopimuskaudet saattavat myös karsia tarjoajia. Tuottajan voi olla vaikea sitoutua neljän vuoden sopimukseen, mutta kaksi vuotta voi olla hyvä. Tästäkin kannattaa puhua markkinakartoitusten yhteydessä.
Sopimuskauteen kannattaa liittää optioaika, joka kuitenkin voisi olla merkinnällä ”kummankin osapuolen sen hyväksyessä”. On esimerkkejä, joissa yritys ei tarjonnut tuotteita, koska sopimuskausi oli 2 vuotta + 2 vuotta optio ja sen perässä maininta, että tilaaja päättää option käyttöönotosta. Tämäkin voidaan jo kilpailutusvaiheessa ilmoittaa siten, että option käyttöönotosta sovitaan yhdessä, hyvissä ajoin ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
Hankintamenettelynä dynaaminen hankinta on kiinnostava. Se on joustava ja toimiva, mikäli hankintayksikössä on mahdollista resursoida henkilöitä menettelyn aktiiviseen hoitamiseen sähköisessä hankintajärjestelmässä. Tätä menettelyä käyttämällä uudet tuottajat / tarjoajat voivat koko hankintakauden ajan ilmoittautua tarjoajiksi.
- Hankintayksikön tulee 10 päivän sisällä hakemuksesta tehdä päätös toimittajan hyväksymisestä järjestelmään. Tämän jälkeen tarjoaja voi osallistua kaikkiin sen tuoteryhmän / osa-alueen kisoihin järjestelmän sisällä.
- Hankintayksikkö itse määrittää, minkä pituisia ja laajuisia sopimuksia järjestelyssä kilpailutetaan, mutta jokainen yksittäinen hankinta tulee järjestelmän sisällä kilpailuttaa.
Kun dynaaminen hankinta perustetaan, se pitää kuvata julkaistavassa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä yksiselitteisesti: hankittavan kohteen kuvaus ja kriteerit, arvioidut määrät hankintakaudella sekä kuvaus dynaamisen hankintajärjestelmän sähköisistä välineistä eli viestintäyhteyksien kuvaus.
Tutustu Motivan dynaamisen hankintamenettelyn oppaaseen: Lisää lähi- ja luomuruokaa dynaamisella hankintajärjestelmällä
Dynaamisen hankintamenettelyn hyödyt ja haasteet:
+ uusia toimittajia voi tulla kisoihin mukaan kesken hankintakauden
+ voidaan kisata pienemmistä kokonaisuuksista, eli myös pk-yrityksillä mahdollisuus tarjota
+ tarjoajan ei tarvitse sitoutua liian suureen tai pitkään sopimukseen
+ esim. luomuperuna voidaan kilpailuttaa muutamassa erässä, jolloin tuottaja uskaltaa sitoutua toimituksiin.
- sitoo hankintayksikössä resursseja menettelyn hoitamiseen ja lainmukaisten määräaikojen noudattamiseen
- vaikka elämme sähköisessä maailmassa, kaikki toimittajat eivät vielä halua toimia vain järjestelmien kautta = vaatii kannustamista ja valmentamista
Avoimella menettelyllä toteutettavat elintarvikehankinnat ovat varmasti toimittajille tutuin tapa. Hankinta jaetaan osa-alueisiin ja hyödynnetään puitesopimusmallia. Näin toimittaessa voisi yksi osa-alue olla luomutuotteet. Tai vaihtoehtoisesti jokaisessa osa-alueessa olisi sisällä myös luomumäärityksellä tuotteita. Tämän saman jaottelun voi tehdä, kun toteuttaa hankinnan dynaamisella menettelyllä, jollei tee ihan omaa dynaamista menettelyä luomutuotteille.
Mikäli luomutuotteita sisällytetään osa-alueeseen, jossa on muillakin laatumääritteillä kuvattuja tuotteita, kannattaa tarkkaan miettiä, vaaditaanko kaikkiin tuoteriveihin tarjoushinta, vai hyväksytäänkö esim. kaksi tai kolme riviä tyhjinä. Tällöin hintavertailussa tyhjien rivien osalta käytetään ao. tarjouskilpailussa näille riveille annettua kalleinta hintaa. Tämä voisi toimia esim. kuivatuotteiden osa-alueessa. Silloin kuitenkin voisi laatupisteitä antaa tarjoajille luomutuotteiden määrän mukaisesti.
Esimerkiksi luomutuotteiden määrä tarjouksessa:
- Mikäli tarjoajan valikoimissa on kaikki pyydetyt luomutuotteet, tarjoaja saa 20 pistettä
- Mikäli tarjoajan valikoimissa on yli puolet pyydetystä luomutuotteista, tarjoaja saa 10 pistettä
- Mikäli tarjoajalla on alle puolet pyydetyistä luomutuotteista, tarjoaja saa 5 pistettä
- Mikäli tarjoajalla ei ole yhtään pyydetyistä luomutuotteista, tarjoaja saa 0 pistettä
Luomutuotteiden kilpailutuksen voi toteuttaa myös ihan omana hankintaprosessina, varsinkin jos markkinakartoituksessa on ilmennyt hyvää potentiaalista tarjontaa. Oleellista on, että hankinta jaetaan sellaisiin osa-alueisiin, jotka sopivat toimittajien valikoimiin.
Tavoiteltaessa luomuelintarvikkeita hyviä toimittajia on pk-sektorin yrityksissä, tuottajissa ja isoissa keskusliikkeissä. Tarjouspyynnön kokonaisuudella ja myös sopimusehdoilla määritetään hyvin pitkälti se, kuka pystyy ja tahtoo tarjota tuotteet. Markkinatuntemus on tässäkin oleellinen asia. Tuntemalla markkinat on hankinnan jaottaminen oikeisiin osa-alueisiin ja sopimuksen pituuksiin helpompaa ja takaa parhaat mahdollisuudet päästä tavoitteisiin.
Hankinnan kriteeritön määrittely
Muista, että tuotemääritykset tarjouspyynnössä eivät saa olla syrjiviä, eli ei saa suosia vain yhtä toimittajaa. Laatumääritteenä sanaa luomu saa käyttää, se ei ole millään lailla syrjivä. Tuote, jossa on lupa käyttää luomun sertifikaattia, on tuotannon osalta auditoitu ja tuotanto on kaikkien luomun säännösten mukaista.
Luomumerkki itsessään takaa sen, että useat eläinten ja ympäristön kannalta hyvät näkökulmat tulee kerralla huomioitua, eikä niitä tarvitse erikseen tarjouspyynnössä määritellä.
Luomutuotteen hankinta helpottaa laadun määritystä, koska luomusertifioinnin omaavat tuotteet ovat auditoidun prosessin kautta tuotettuja ja takaavat osaltaan eläinten ja ympäristön kestävän kehityksen näkökulmien huomioinnin. Luomusertifikaatti kattaa ruokapalvelun elintarvikehankinnoille asettamat vaatimukset ympäristön, luonnon monimuotoisuuden säilyttämisen ja eläinten hyvinvointiin liittyen.
Vain luomutuotteiden valvontaan kuuluva tuottaja / toimija saa merkitä tuotteet luomuksi ja käyttää valmiiksi pakatuissa tuotteissa EU:n luomutunnusta, eli eurolehteä.
Huomioi myös, että...
-
Luomuelintarvikkeen voi nimetä sanalla luomu, mutta se ei aina riitä määritteeksi. Tuotteeseen tai raaka-aineeseen voi lisätä muitakin määritteitä, kunhan ne eivät ole ristiriidassa luomumääritteen kanssa. Muista ravitsemukselliset tavoitteet myös Luomuhankinoissa.
-
Luomusertifioitu tuote voi olla ehdoton vaatimus, silloin ei voi tarjota muuta. Jos tarjoaa sertifioimattoman, tuote ei ole tarjouspyynnön mukainen.
-
Hankintalaki antaa oikeuden käyttää myös tiettyjä ympäristömerkkejä tuotteiden laadun määrityksissä (Hankintalaki 72 § Merkkien käyttö hankinnan kohteen kuvauksissa).
Hankintasopimukseen oleelliset muutosmahdollisuudet
Hankintalaki edellyttää, että hankinnasta tehdään sopimus. Hankintalaki antaa oikeuden oleellisiin sopimusmuutoksiin vain, mikäli muutosten mahdollisuudet on kerrottu selkeästi hankintailmoituksessa tai sen liitteenä olleessa tarjouspyynnössä. Oleellisia sopimusmuutoksia ovat esim. optioajat ja hinnan muutosten mahdollisuudet.
Mutta mahdollisia muutoksia voivat myös olla luomuraaka-aineiden lisääminen tai Portaat luomuun -ohjelman korkeammat asteet. Näiden tavoitteiden saavuttamisesta voidaan ”palkita” toimittaja tai palveluntuottaja, mikäli siitä on maininta jo hankintailmoituksen yhteydessä. Mahdollisuudella palkita toimittajaa kannustetaan tavarantoimittajia kehittämään tuotevalikoimaansa ja toimintaansa.
Tarjouspyynnön ja sopimuksen houkuttelevuus tuottajalle / tarjoajalle lisää mahdollisuutta saada hyvä tarjouksia ja sopimusaikana kestävää yhteistyötä toimittajan kanssa. Tuotekehityksen palkitseminen sopimusaikana on mahdollista, mikäli siitä on mainittu jo hankintailmoituksen julkaisun yhteydessä, joko tarjouspyynnössä tai sopimuksessa.
Esimerkiksi jos sinulla on tarjouspyynnössä lihamakaronilaatikko, voit asettaa tavoitteen luomulihamakaronilaatikosta mainiten asian sekä tarjouspyynnössä että sopimuksessa vaikka näin:
”Mikäli toimittaja sopimusaikana kehittää luomulihamakaronilaatikon, voi ao. tuotteen hinta olla 5 % alkuperäistä lihamakaronilaatikon kilohintaa suurempi.”
Vastaava tavoite voi olla missä vain tuotteessa tai raaka-aineessa. Näin toimien tuottajalla / toimittajalla on selkeä tavoite ja ”porkkana” sopimusaikaiselle tuotekehitykselle.
Miten luomua, jos ruokapalvelut hankitaan palveluna?
Ruokapalvelun hankinnassa luomun sisällyttäminen palveluna tuotettujen aterioiden raaka-aineisiin on toivottua ja mahdollista. Ateriapalveluissa voidaan vaatia palveluntuottajalta sitoutumista Portaat luomuun – ohjelmaan. Palveluntuottajalta voidaan myös edellyttää tiettyjen elintarvikkeiden olevan luomutuotettuja, esim. maidon, piimän ja näkkileivän osalta se on jo arkipäivää, mutta tavoite voi olla paljon isompi.
Palveluntilaajan (hankintayksikön) tulee tarjouspyynnössä määritellä, millaista palvelua se on ostamassa ja hankintasopimuksessa määritellä, millaisesta palvelusta se maksaa. Sopimukseen voidaan sisällyttää kehitysvelvoitteita. Velvoitteiden täyttyminen tulee tarkastaa ja seurata, että niissä edetään ja tavoitteet saavutetaan. Jotta palvelutuotannon kehittäminen on houkuttelevaa, palveluntuottajaa pitää myös palkita: yksikköhintojen korotusmahdollisuus voidaan sitoa tavoiteltaviin kehitysasteisiin.
- Palvelun alkaessa 1.1.2025 palvelun tuottaja vastaa siitä, että tuotettu ateriapalvelu täyttää Luomun portaat -ohjelman tason 1.
- Palveluntuottaja sitoutuu lisäämään luomuelintarvikkeiden ja raaka-aineiden käyttöä siten, että 1.1.2026 alkaen tuotettu ateriapalvelu täyttää Luomun portaat -ohjelman tason 2.
- Palveluntuottaja sitoutuu lisäämään luomuelintarvikkeiden ja raaka-aineiden käyttöä siten, että 1.1.2027 alkaen tuotettu ateriapalvelu täyttää Luomun portaat -ohjelman tason 3.
Yksikköhintojen sitovuus sopimusaikana: Palveluntuottaja voi esittää yksikköhintojen muutoksia kaksi kertaa sopimuskaudella, mutta vain, mikäli edellä kuvatut kehitystoimenpiteet ovat hyväksyttävästi tuotannossa ja palvelukokonaisuudessa. Hinnan korotus voi kuitenkin olla korkeintaan 2 % enemmän kuin ateriapalvelun yleinen hintakehitys (indeksi xxx ) kuluvalla laskutuskaudella on ollut.
Luomuelintarvikkeiden käyttöä ateriapalveluissa voidaan myös vaatia jo tarjouspyynnössä. Tämä tehdään luettelemalla mitä lähi- ja luomutuotteita palveluntuottajan tulee vähintäänkin käyttää. Tarjousten laatuvertailuun voidaan sisällyttää ruokalistan luomupäivien tai raaka-aineiden pisteytystä.
- Mikäli tarjoaja sitoutuu kolmeen (3) luomuruokapäivään viiden viikon kiertävässä ruokalistassa, saa tarjoaja 10 pistettä
- Mikäli tarjoaja sitoutuu neljään (4) luomuruokapäivään viiden viikon kiertävässä ruokalistassa, saa tarjoaja 12 pistettä
- Mikäli tarjoaja sitoutuu viiteen (5) luomuruokapäivään viiden viikon kiertävässä ruokalistassa, saa tarjoaja 15 pistettä
- Mikäli tarjoaja sitoutuu tarjoamaan vain luomumaitoa ja luomupiimää kaikkien aterioiden yhteydessä, tarjoaja saa 10 pistettä.
- Mikäli tarjolla on joka päivä aterioiden yhteydessä luomunäkkileipää, saa tarjoaja 5 pistettä
"Hankinnat ovat juuri niin hyviä ja laadukkaita kuin millaisiksi me ne itse tehdään."
Hankinta-asiantuntija Mia Koljonen
