Ruokapalvelun yhteyshenkilönä toimii yleensä ruokapalvelupäällikkö tai ruokapalveluesimies. Pienissä yksiköissä päällikkö saattaa osallistua myös ruoanvalmistukseen, joten yleensä hänet tavoittaa parhaiten iltapäivällä lounasajan jälkeen. Ensimmäisellä yhteydenotolla on tärkeää kertoa oman tilan tuotteista, niiden jalostusasteesta ja tuotantomääristä. Näin ruokapalvelupäällikkö saa kokonaiskuvan ja voi tehdä ensimmäiset johtopäätökset siitä, soveltuvatko tuotteet keittiön toimintaan.

Keittiölle voidaan myös toimittaa tuotenäytteitä kokeiltavaksi. Pienet tuotantoerät ja luonnonmukaisesti tuotetut tuotteet saattavat käyttäytyä eri tavalla ruoanvalmistuksessa kuin tavanomaiset tuotteet, joita ostetaan isoissa erissä tukun kautta. Uuden luomuraaka-aineen ottaminen ruokapalvelun valikoimaan vaatii kokeilua ja testausta. Ruokapalveluissa käytetään vakioituja ruokaohjeita, joten on tärkeää, että raaka-aine on tasalaatuista eikä suuria vaihteluja tuotantoerissä ole.

Ruokapalvelut hankkivat raaka-aineet pääosin tukkutoimittajilta. Yleensä keittiöillä on yksi päätavarantoimittaja eli tukkuliike, joka toimittaa keittiöille kuivatuotteita, tuoretuotteita ja pakasteita 2-3 kertaa viikossa. Tämän lisäksi voi olla erikseen lihatuotteiden ja maitotuotteiden toimittajia sekä ns. kakkostoimittaja eli toinen tukkuliike. Tuotteiden tilaaminen tapahtuu sähköisten järjestelmien kautta.   

Luomutuottajan on mahdollista päästä myös tukun tavarantoimittajaksi, jolloin yksittäisten tilausten jakelu onnistuu tukun logistiikan avulla. Tämä vaatii kuitenkin yleensä useita ruokapalveluja tilaajiksi sekä riittävän suuria tilausmääriä. Mikäli luomutuotteet toimitetaan suoraan keittiölle, sovitaan asiakkaan kanssa, mitä kautta tilaus tehdään ja mikä on toimituspäivä.