TAPA 1 (tietojen siirtäminen itse excelin avulla)
Seuraa kirjallisia ohjeita tai katso ohjevideo:
1. Aloita tietojen siirto KÄTSYyn pyytämällä osto/myyntiraportti kaikilta luomutavarantoimittajiltasi excel-muodossa. Raportin tulee sisältää kilomääräiset ostotiedot kaikista hankkimistanne elintarvikkeista haluamaltasi ajanjaksolta, suositus edellinen kalenterivuosi. Voit ladata raportin myös tuotannonohjausjärjestelmästä (esim. Jamix. Katso Jamix-raportin malli tästä).
2. Pyydä tavarantoimittajalta raportti siten, että siinä näkyy omissa sarakkeissaan kaikki ostetut elintarvikkeet, luomutuotteiden merkintä sekä kokonaiskilomäärä. Raportilla tulee olla myös tieto, miltä aikaväliltä se on. Katso malliraportti tästä. Pyydä ostotiedot EHDOTTOMASTI mallin mukaisesti. Raportissa ei saa olla ylimääräisiä sarakkeita. Pyydä tiedot pelkästään elintarvikkeista, eli listalla EI SAA OLLA mukana NON FOOD -tuotteita. Tallenna malli omalle koneellesi ja lähetä se sitten tavarantoimittajalle.
3. Tallenna saamasi raportit omalle koneellesi.
4. Kirjaudu omalle luomusuunnitelmalomakkeellesi, mene kohtaan Luomusuunnitelma ja valitse luomutuotteet -alasivu.
5. Voit halutessasi tyhjentää luomutuotteet-sivulla olevat tuotteiden käyttötiedot, jotka ovat lomakkeella pohjatietona edellisestä päivityksestäsi. Tietojen tyhjentäminen poistaa luomutuotteiden mahdollisen tuplakirjauksen lomakkeelle.
6. Mene kohtaan TUO TUOTETIETOJA, joka löytyy luomutuotteet sivun oikeasta yläkulmasta.
7. Paina Valitse tiedosto -painiketta ja valitse omalle koneellesi tallentamasi ostoraportti, jonka haluat tuoda luomusuunnitelmaan. Ostoraportti tulee näkyville Tuodut siirtotiedot -otsikon alla olevaan listaukseen.
8. Tämän jälkeen klikkaa haluamaasi raporttia. Oikealle puolelle tulee näkyville raportissa olevien kaikkien elintarvikkeiden ja luomutuotteiden kilomäärät sekä luomun osuus.
9. Jos tiedot ovat mielestäsi oikein, paina sivun alalaidassa olevaa vihreää Tuo tiedot lomakkeelle -painiketta.
10. Jos haluat, että raportilla oleva kaikkien raaka-aineiden kokonaispaino lisätään myös lomakkeelle, tarkista, että vihreän painikkeen vieressä olevassa Lisää myös kokonaispaino -kohdassa on ruksi. HUOMIO! Tämän jälkeen ostoraportilla oleva raaka-aineiden kokonaispaino lisätään lomakkeella jo olevaan raaka-aineiden kokonaismäärään. TARKISTA, että kokonaismäärä on oikein lomakkeella. Tästä kokonaispainosta lasketaan lomakkeella olevien ja KÄTSYn avulla tuotujen luomutuotteiden prosenttiosuus.
11. VALMISTA! Nyt olet siirtänyt elintarvikkeiden ostotiedot luomusuunnitelmaanne.
12. Jos haluat tuoda useampia raportteja suunnitelmaan, toista vaiheet kohdasta 7. alkaen.
13. Tiedot tulevat näkyville Luomutuotteet-alasivulle Tuoteryhmät-kohdan viimeiseen kohtaan Siirretyt tuotetiedot.
14. Voit tarkastella tuomiasi tietoja Tuotteet-kohdasta, jossa näkyy tavarantoimittaja-listaus, jos olet tuonut useampia eri raportteja.
15. Voit tarvittaessa manuaalisesti lisätä käytössänne olevia luomutuotteita luomusuunnitelmaan, jos et saa tavarantoimittajalta excel-muotoista ostoraporttia. HUOMIO! Jos lisäät lomakkeelle tietoja käsin, huolehdithan, että lomakkeelle oleva kaikkien raaka-aineiden käyttömäärä täsmää. Lisää siis myös käsinsyötettyjen luomutuotteiden kilot kaikkien raaka-aineiden kokonaiskäyttömäärään.
Pyydä ostotiedot tukuilta malliraportin mukaisesti: